Home Office: la nueva modalidad

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La Pandemia ha llegado para marcar un cambio global en muchos sentidos, uno de ellos es la forma y ambiente de trabajo que muchas empresas, por medidas de seguridad, tuvieron que hacer una transición de oficina física, al ahora conocido por la mayoría de nosotros, home office.

 

Si bien algunas personas han declarado que este cambio les ha resultado muy positivo por distintas razones como: ahorro de tiempo en traslados, pasajes, reducción de tráfico y estrés causado por el mismo etc. Hay algunas más que su experiencia no ha sido tan grata como quisieran debido a factores como: convivencia con miembros en la familia que por la misma razón se encuentran en cuarentena, ruido, fallas con su internet, entre muchos otros. 

 

Es por ello que a continuación te hablaremos sobre los factores que se desarrollan dentro del espacio home office:

 

  • Cambiar de oficina es como cambiar de casa.  

 

Las personas que ya han hecho esta transición a sus hogares, saben bien que es mejor llevar 3 o 4 cajas para guardar tanto objetos personales como documentación importante para seguir trabajando que dar 5 vueltas a las oficinas para llevarse poco a poco sus pertenencias, evitando también exponerse al contagio, así que si estás por tener ese cambio te recomendamos ir bien equipado con cajas, una mochila, papel periódico o burbuja para envolver lo que se pueda romper, cinta adhesiva y probablemente si no cuentas con un medio de transporte tendrás que pedir un Uber o un aventón con algún amigo o compañero de trabajo.

 

  • El espacio de trabajo es vital.

 

Probablemente te hiciste a la idea de que trabajar desde casa iba a ser muy fácil, pues sólo había que enchufar la computadora y ¡listo! Pero a la hora de hacerlo te darás cuenta que necesitas buscar un espacio en tu casa, si es que tu empresa no te mando la silla u escritorio.

 

Te recomendamos descartar la mesa del comedor por dos razones, la primera es el riesgo que corre tu equipo o trabajo de ser dañado por algún accidente con alimentos como bebidas, la segunda es la exposición al ruido ya que te encontrarás en un área común, por lo tanto, hacer un espacio en la sala (definiendo un horario), en un espacio menos concurrido o como último recurso tu habitación pueden ayudarte a tener un poco de privacidad y un ambiente tranquilo.

 

  • Un ambiente armónico y cómodo, pero no demasiado cómodo.

 

En el punto anterior mencionamos como último recurso usar tú habitación para tener tu espacio de trabajo ya que puede ser algo difícil levantarte a trabajar por las mañanas o quitarte la pijama en todo el día, sin embargo muchas personas no cuentan con una habitación adecuada para trabajar o un estudio en sus casas ya que estamos acostumbrados a una vida fuera de casa la mayor parte del día, así que te recomendamos seguir con tu rutina diaria como si tuvieras que ir a la oficina, levantarte a la misma hora, tomar tu baño y desayuno, para estar bien despiertos y comenzar el día, recuerda colocar tu escritorio en una zona bien iluminada para evitar que un espacio oscuro te provoque sueño.

 

  • El Internet es ahora Indispensable.

 

Si bien la mayoría de las personas cuentan con una conexión de banda ancha, las redes domésticas pueden no ser suficientes, particularmente con velocidades de carga y latencia lo suficientemente bajas como para soportar videoconferencias e intercambios de archivos grandes ya que como lo mencionamos, la mayoría de los miembros de la familia se encuentran estudiando y/o trabajando desde casa al igual que tú provocando una saturación por uso de la red al mismo tiempo.

 

Algunas soluciones sencillas a este problema sería lograr un acuerdo de horarios de uso para no sobre cargar la red, acordar una cooperación con los miembros de la casa que tienen algún ingreso para adquirir un plan mejor o bien, llegar a un acuerdo con tu empresa para tener algún apoyo o un incremento para poder solventar un mejor servicio.

 

  • Tener una junta no es lo mismo a una videoconferencia. 

 

Si ya trabajas desde casa seguro extrañas esa sala de juntas donde el ruido o interrupciones no estaban presentes, aunque tuvieras que vestirte formal si es que era el caso. 

 

Si aún no lo haces, a continuación, sabrás los retos que te esperan, hay muchos distractores como el ruido de la casa o de la calle como el señor de los fierros viejos o de los tamales que pueden suceder a la hora que tienes la palabra, o bien que la conexión no sea lo suficientemente buena para soportar la llamada y termine por trabarse o simplemente sacarte de la conferencia.

 

Otra de las cosas a considerar es tener un fondo adecuado ya que al tener la cámara activa todo, absolutamente todo se puede observar, así que te recomendamos lo siguiente: usar audífonos con un buen micrófono integrado, estar preferentemente en un espacio donde tengas un fondo liso como una pared atrás de ti, así como estar bien arreglado con un atuendo formal o semiformal, estar en un lugar donde puedas cerrar ventanas y puertas, también avisar a todos los que viven contigo que tendrás una conferencia para que eviten causar mucho ruido o interrumpan, así evitaras el mayor ruido posible y que tu niños o tu mascota salgan a cuadro.

 

  • La comunicación es la clave del éxito.

Es verdad que las aplicaciones de uso personal ahora se han vuelto herramientas muy útiles para trabajar, que van desde WhatsApp, Facebook, hasta tu correo electrónico, con la transición de oficina a home office ya no contamos con la posibilidad de ir de un escritorio a otro a consultar algún dato o voltear con tu compañero a comparar información, ahora contarás con una comunicación remota donde el teléfono, correo y redes sociales serán tus mejores amigos, sobre todo te darás cuenta que con un mensaje de WhatsApp tendrás una respuesta aún más rápida que cuando te encontrabas en tu oficina creando un flujo de trabajo más eficiente y rápido.

 

  • El contacto constante es muy importante. 

 

Ya sea que seas un líder, coordinador o miembro de algún equipo es importante que se mantenga una comunicación constante para saber el estatus de proyectos, clientes o progreso de algún tema o pendiente, una buena solución son los grupos de WhatsApp,  para cuando tengas una duda general puedas externarla y el equipo este al tanto y puedan resolverla lo antes posible, por otro lado si eres líder es súper importante mantener el contacto constante por dos cosas, la primera es asegurar y hacerles saber a tu equipo que estas presente y al pendiente de todo, la segunda es para estar al tanto de todos los procesos y progresos que tiene tu equipo.

 

  • Definir límites y horarios evita el caos.

 

Trabajar desde casa muchas veces para la familia significa que estrás disponible 24/7, sin embargo, es muy importante definir y establecer que estas laborando y cuáles serán tus horarios de trabajo para que todos puedan organizarse para trabajar, convivir, comer, ir por despensa etc. Evitando así interrupciones que puedan ocasionar distracciones que lleven a cometer errores en tu trabajo. 

 

  • Organizar tu tiempo mejora tu desempeño.

Es muy fácil perderse en las cosas que suceden en casa cuando estás allí todo el día, pero es igual de fácil dejar que las horas pasen cuando te  enfocas en el trabajo ya que ya no existe un límite espacial entre ambos. Por lo tanto, establecer un horario para su tiempo “en la oficina” es tan importante como un horario para tus actividades personales y con tu familia, es importante que no te presiones por cumplir ambas en un horario muy estricto ya que el trabajar desde casa te permite ser flexible con tus horarios y probablemente tendrás que serlo muy a menudo, ya que también estás lidiando con muchas cosas sobre todo por la pandemia por coronavirus, hay una buena posibilidad de que tengas niños en casa y muchas cosas de las que preocuparte.

  • La salud no es algo que se pueda dejar de lado.

La pandemia ha llevado a las personas a quedarse en casa, donde muchos países han prohibido que negocios de convivencia abran sus puertas como lo son: gimnasios, escuelas de danza, yoga, artes marciales, casas de cultura etc. Por lo que es muy fácil perderse en las actividades en casa y laborales sin darse cuenta que han dejado a un lado esas actividades recreativas que en cierta medida ayudaban a cuidar su salud. 

Es de suma importancia seguir realizando estas actividades ya que ayudan no sólo a cuidar nuestra salud si no a reducir el estrés ocasionado por el confinamiento, ya que mantienen nuestra mente despejada de nuestras labores de casa y trabajo que en cierta medida incrementaron. Una solución que se ha vuelto una opción para continuar con ellas son las clases online que no sólo se han limitado a las clases escolares si no a la gran variedad de disciplinas que en su momento llevábamos de forma presencial.

Si bien existen muchos desafíos que no habías contemplado al escuchar la palabra Home Office, pero esta transición se vuelve mas orgánica y fluida una vez que empiezas a practicar estos puntos, también identificarás cuales métodos te funcionan, cuales no y que otros que no mencionamos serán tu mejor opción a la par de tu nueva adaptación.

 

FUENTES: 

https://blog.avast.com/es/ciso-offers-advice-for-making-work-from-home-work-avast

https://coderslink.com/talento/blog/transicion-al-home-office-por-covid-19-guia-rapida-para-empresas-y-trabajadores/

 

 

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